Articolul asta vine ca un adaos la celalte articole ale mele referitoare la organizare si la mailurile primite de la cititori. Cineva m-a spus ca foarte des se intampla sa fie prins atat de mult in sarcini marunte, dar pe care trebuie sa le faca, incat pierde din vedere intreg ansamblul de multe ori. Acest lucru se vede la incheierea proiectelor, care se face cu greutate.
Aici intervine nevoia de ‘zoom-out’, moment in care te retragi, respiri adanc si privesti tot proiectul din calitate de observator, ca sa poti vedea incotro se indreapta. De asta am insistat pe ritualul cafelei de dimineata si a agendei, pentru ca atunci ai linistea necesara sa poti face un ‘zoom-out’ pe propriile proiecte si sa aduci anumite ajustari.
In articolul asta – vorbeam despre o metoda prin care sa iti poti prioritiza sarcinile. Totusi nu cred ca am fost foarte concis, eu metoda eisenhower nu o folosesc zilnic, ci mai degraba ca o supapa prin care sa scad presiunea atunci cand sarcinile se aglomereaza.
Se spune ca pe masura ce avansezi, multitaskingul este inevitabil. Toata lumea are sarcini de facut, multe, unele marunte altele nu, si de cele mai multe ori urgente si foarte diverse. In acest caz este inevitabila folosirea metodei lui Eisenhower.
Cu toate astea nu este mai putin adevarat ca daca faci multitasking pe 4 proiecte in paralel, le termini mai greu decat daca te-ai concentra pe rand pe fiecare din proiecte (ca si timp de lucru efectiv). Lucrul asta este dovedit.
Asa ca putem vedea multitaskingul ca pe o metoda in bloc de rezolvare a sarcinilor, in partea opusa existand metoda liniara de rezolvare a problemelor (cate o sarcina pe rand, acordandu-i atata atentie pe cata merita). Amestecand cele doua modele trebuie sa ajungi la un echilibru (sa identifici sarcinile care pot fi facute in multitasking – cele asa zise superficiale – si pe cele pe care le poti face dupa modelul liniar).
Nu uitati – daca adaugati putina delegare, puteti scapa de mare parte din sarcinile pe care le-ati face in mod ‘multitasking’, cu sarcini facute in mod automat, scrise una sub alta pe un ‘checklist’ si cu verificare continua. Multitaskingul este mai mult nevoia de control asupra proiectului, ‘placerea’ constand in dopamina eliberata in corp in momentul in care toate zbarnaie si se misca in jurul vostru. Multitaskingul este de multe ori un drog. Gasiti-va timp mereu pentru a putea respira si a face un zoom-out. Fugiti din calea multitaskingului pe cat posibil (daca aveti cum). In cazul in care e necesar, faceti-i fata cu brio tinand in minte doua lucruri:
– multitaskingul este dovada ca avansezi (totusi) dar…
– multitaskingul omoara creativitatea
Asa ca permite-ti din cand in cand sa nu omori de tot copilul din tine. Inchide-ti la perioade aleatorii telefonul, mailul si orice altceva iti poate distrage atentia si acorda-ti 2-3 ore sarcinilor care iti fac placere si pe care nu vrei sa le faci in criza de timp sau cu telefonzul zbarnaind pe langa tine.
Doar asa adaugi valoare in ceea ce faci.
Pentru ca din cand in cand trebuie sa mai scrii si o poezie sau sa pictezi un tablou, nu doar sa lupti in arena.
E usor sa te pierzi in zgomotul cotidian si destul de greu sa fii focusat pe ceea ce e important cu adevarat.
De Eisenhower auzisem si eu la Stephen Covey, insa prefer mai mult GTD.
Multitasking-ul cred ca e tot o metoda de procrastinare. Eviti sa abordezi acele issues cu adevarat importante si in acelasi timp de minti ca esti productiv.
Sa zicem ca ai 2 sarcini de cite 10 ore, numite A si B.
Executie cu multitasking (notam cu A o unitate de o ora):
ABABABABABABABABABABAB
Sarcina A s-a terminat in 19 ore, sarcina B s-a terminat in 20 de ore.
Aceeasi executie, fara multitasking:
AAAAAAAAAABBBBBBBBBB
Sarcina A s-a terminat in 10 ore, sarcina B s-a terminat in 20 de ore.
Observam deci o imbunatatire evidenta – am terminat sarcina A mult mai rapid decit daca am fi facut multitasking.
Asta inseamna ca pot sa beneficiez mai repede de rezultatul sarcinii A – daca sarcina A este sa scriu niste specificatii dupa care lucreaza un coleg de-al meu, colegul meu poate incepe lucrul mai devreme. Daca este un newsletter de promovare care genereaza vinzari, acele vinzari vor aparea mai devreme.
Pentru mine, multitaskingul are un avantaj special :
A nu se uita contributia ./f. importanta a subconstientului . Daca activittea constienta o putem dirija, cea subconstienta se deruleaza independent si fara pauze , Multitaskingul implica pe langa timpul acordat fiecarei activitati si timpul pauzelor – / timpul in care lucrez la o problema inseamna o pauza pentru cealalta / , in care subconstientul meu prelucreaza datele pe care activtatea mea le introduce, Astfel, beneficiez de o analiza profunda si imi pot apare solutii surprinzatoare ale problemelor pe care le prelucrez.
Multi – taskingul e parte din mine. Lucrez zi de zi cu asa ceva, chiar si peste program, mai mult decat imi doresc, fiindca e …OBLIGATORIU si nu pot sa ignor, iar daca trec cu vederea temporar, nu fac decat sa adun MAI MULTE sarcini pentru zilele urmatoare.
Ce e drept, sunt si singurul in firma 🙂