Cum formezi o echipa de la zero (partea I)

“Un lider bun este cel care, atunci cand lucrurile merg bine intr-o echipa, nu se arata la fata.“

In esenta sunt o fire foarte competitiva. Aspectul asta al personalitatii mele, cand eram foarte tanar, ma impiedica deseori sa ajung acolo unde voiam, mai ales cand era nevoie de un efort de grup pentru a atinge anumite obiective.

Aveam o nevoie intrinseca de a controla grupul, de a ma impune in fata celorlalti, de a fi recunoscut ca atare, de a fi apreciat pentru rezultatele pe care le aduceam. Aveam o foame individuala de rezultate care deseori ma impiedica sa ajung la acele rezultate.

Asta aducea de multe ori conflicte directe cu alti membri ai echipei, un stres pe masura, dar si o epuizare fizica si mentala – dupa o anumita perioada.

Comportamentul asta se regasea la locul de munca, dar si in diversele jocuri de societate sau sporturi pe care le practicam. Cand jucam fotbal, spre exemplu, eram atat de arogant la antrenamente incat replica mea preferata era: “nu ma intereseaza ce echipa imi dati, luati voi cei mai buni jucatori si dati-mi mie restul”.

Era un fel de “eu vs restul lumii” – repetat la infinit.

Am avut un declic intr-un workshop de leadership, de la care am schimbat complet paradigma. Se formau echipe de 7+ oameni, ne legau la ochi, apoi ne puneau sa tinem o sfoara lunga in maini (cu totii aceeasi sfoara).

Pe urma ne amestecau pana ameteam, rezultand o incurcatura a sforii respective. Scopul era sa formam cu sfoara un patrat sau dreptunghi fara sa luam mana de pe sfoara.

In prima faza am fost haotici cu totii iar eu mi-am dat seama ca legat la ochi nu pot sa “vad” asezarea in spatiu a celorlalti membri ai echipei mele. Eram cazuti pe jos, unii agatati si trasi de catre ceilalti, toti vorbeau- si nu reuseam sa ne punem de acord. Fiecare voia sa preia conducerea echipei, inclusiv eu, dar rezultatul era departe de noi.

Si mi-am dat seama ca nu ajungem nicaieri asa. Le-am spus parerea mea, ca suntem haotici, si ca cel mai bine este sa lasam pe cineva care sa ne coordoneze si ceilalti sa nu mai scoatem un singur cuvant. Le-am spus ca, desi putem sa pierdem jocul, macar avem o sansa daca lucram in echipa si ascultam de o singura parere.

A trebuit sa ma fac auzit, ca sa imi spun parerea, dar pe urma le-am zis ca eu nu vreau sa ii ghidez, pentru ca nu reusesc sa inteleg spatial ce se intampla. Dupa care am propus pe cineva care sa preia conducerea, care mi s-a parut coerent.

Si nu am mai scos niciun cuvant din acel moment. Ne-am ales liderul, pe cel propus de mine, pana la urma. Dupa care l-am ascultat orbeste, tacand cu totii din gura. Am format un dreptunghi si am castigat jocul, in timp ce celelalte echipe se certau, in continuare pentru putere.

A fost atat de puternic exemplul pentru mine incat mi-a redefinit complet ideea de leadership. Scopul primeaza in fata puterii exercitate. Un lider nu se “arata“ daca obiectivul poate fi atins de catre grup fara aportul lui. Pe cand un fals lider, care vrea “puterea”, va lupta pentru ea in detrimentul grupului si a obiectivului comun.

Intr-o viata de om activam ca membri ai unei echipe mult mai des decat credem. Facem parte din foarte multe “triburi” cu scopuri diferite, scopuri profesionale sau sociale. Sa lupti pentru putere in fiecare dintre aceste triburi, independent de obiectivul grupului, te duce la un pas de nebunie.

Un lider nu lupta pentru putere, ci pentru scop.

Formarea de echipe in antreprenoriat

Evolutia mea fost dificila, din punctul asta de vedere. Dar am experienta foarte multa, cu toate greselile aferente acestei experiente.

Am format sau am luat parte la formarea unei echipe de la zero – de doua ori pe programe de finantare, ca si consultant, o data ca director pe editura, o data ca patron de afacere mica (in domeniul tiparului), o data in zona de blogging (intr-un grup de zeci de siteuri, fiecare cu liderul propriu si cu sute de mii de abonati).

De asemenea, pe langa aceste experiente in care am fost o piesa mai mult sau mai putin importanta, am facut parte din foarte multe alte echipe pe proiecte diferite, multe dintre ele pornind de la zero, de la o idee, cu membri care abia atunci se cunosteau pentru prima oara.

La inceput (pornind cu varsta de 21-22 de ani), am format aceste echipe cu foamea si competitivitatea care ma caracterizau. Luptam continuu pentru o pozitie avansata in aceste echipe, eram impulsiv, ma certam foarte des cu membrii echipei.

Uitandu-ma in urma, desi echipele deveneau functionale si am avut rezultate foarte mari, toate rezultatele depindeau intr-o mai mica sau mai mare masura de catre mine. Era mereu vorba de “mine” si de ce puteam sa fac eu.

Era vorba de “eu vs. ceilalti”, exact ca atunci cand jucam fotbal si ceream cea mai proasta echipa si faceam pariuri ca o sa castig.

Am ajuns deseori la epuizare, controlam toate activitatile pana in cel mai mic detaliu, faceam micromanagement intr-un stil barbaric, aveam o neincredere aproape totala in abilitatile celorlalti si credeam ca eu fac mai bine decat ceilalti absolut orice sarcina.

Cafele multe, nopti nedormite, sedinte in care urlam unii la altii, frustrare pe membrii echipei, ura chiar. Exista o vorba care spune ca la umbra fiecarui “high performer” mereu exista “low performeri” care nu pot creste de el. Pana acum 4-5 ani cred ca am oprit evolutia foarte multor oameni prin stilul meu total inadecvat de leadership – in ciuda rezultatelor pe care le-am avut.

Cand am avut propria firma – tin minte un moment cheie in care, desi aveam 4 agenti de vanzari angajati, eu vindeam de 4 ori mai mult decat ei la un loc. Si nu ezitam sa le arat asta in mod constant.

Pentru fiecare om care simte ca e indispensabil – exista o groapa intr-un cimitir, care il asteapta.

Declicul

In 2010-2011 – cand am inceput sa scriu pe ConstruimImperii.Ro, mi-am schimbat complet stilul de viata. Am renuntat sa mai construiesc echipe si sa merg la birou, am renuntat la management si m-am concentrat pe ideea de “Lifestyle Business”.

Lucram cu freelanceri si externalizam tot ce ar fi trebuit sa faca “o echipa”, am inceput sa imi fac proiectele singur, din cafenele, am renuntat la salariati, la spatii, la titulaturi.

Intre timp am investit in educatia mea foarte mult: am devenit coach & trainer, am invatat sa deleg ca la carte, am inceput sa lucrez cu oameni si am facut parte din echipe fara sa mai am pretentii de “capo di tutti capi”.

Au venit rezultatele, din nou – o cifra de afaceri din ce in ce mai mare, o pozitionare de expert in zona de marketing online foarte buna la nivel national si, intr-un final, pozitionarea ca formator de opinie pe anumite directii pe care le voiam.

Insa – pentru ca prima mea dragoste este scrisul – am simtit nevoia de mai mult. Asa ca, impreuna cu partenerii, am decis sa construim o editura de la zero si sa formam o echipa, din nou.

Am renuntat, pe moment, la ideea de Lifestyle Business, mi-am suflecat inca o data manecile si m-am pus pe angajari. Editura StepOut, care deserveste cei mai buni autori de carte psihologica, de dezvoltare personala si profesionala din tara, are acum opt oameni in structura si inca o echipa, construita si ea de la zero, cu care colaboram pe partea de marketing.

Am fost foarte hotarat ca de data asta sa nu mai fac greselile din trecut. Nu voiam sa ma intorc la micromanagement si la leadership-ul pe care il practicam. Voiam libertate in continuare si voiam sa las ceva in urma.

La 6-8 luni distanta de la aceasta decizie am o echipa de care sunt foarte multumit, merg la birou o singura data pe saptamana, evoluam cu totii, individual si la nivel de grup. Cifra de afaceri a crescut si mai mult, echipa a devenit autonoma iar rezultatele sunt pe masura.

Din echipa initiala – se dezvolta alte proiecte si mai mari: dezvoltam latura de beletristrica (pe care o sa o lansam in curand), un ONG pentru latura sociala (si ea “work in progress”), training-uri in zona de dezvolare personala si profesionala – etc.

Din pozitia asta iti povestesc despre capcanele in care poti pica atunci cand formezi o echipa, dar si despre cum sa o construiesti de la zero, astfel incat, la un moment dat, sa te poti desprinde si sa formezi alti lideri in locul tau.

Ce faci cand vrei sa formezi o echipa?

Articolul despre formarea unei echipe l-am despartit in doua parti. In prima parte, pe langa definirea “liderului” din perspectiva mea, o sa iti vorbesc si despre ce sa faci inainte de a avea echipa. In partea a doua o sa revin cu ce se intampla pe masura ce echipa, odata formata, incepe sa aiba rezultate (riscuri existente si ce sa faci ca sa functioneze fara tine).

1) Calculeaza-ti resursele financiare de care dispui

Primul lucru, care mi se pare esential, este sa iti calculezi de ce suma dispui ca sa sustii aceasta echipa (cat anume iti permiti ca si salarii, ce surse de venit ai si cat anume pot suporta aceste surse).

Nu este bine sa iti iei in calcul sursele de venit care vor veni sau suma de bani pe care inca nu o ai in cont – ci ceea ce detii deja. In felul asta iti dimensionezi echipa in mod realist, de la inceput.

Pentru asta este bine sa ai pusi bani deoparte pentru sustinerea echipei pe o perioada de minim sase luni (incepand cu salariile, taxele aferente, dar incluzand si baza materiala ca oamenii sa isi faca treaba – chirie spatiu, laptopuri, telefoane, carburanti etc).

2) Recunoaste-ti ca habar nu ai ce faci!

Mi se pare o schimbare de paradigma esentiala – care te poate ajuta in viitoarele interactiuni, si inainte de a forma echipa, si in momentul in care faci interviuri si alegi membrii ei, si pe urma, cand vei urmari evolutia echipei.

Daca iti recunosti ca nu stii ce faci – iti dai sansa sa inveti pe parcurs: de la alti oameni care au format echipe in domeniul tau, de la alte echipe functionale, de la oamenii care vin la interviu, de la cei care vor ramane.

Nimic nu este batut in cuie, tu esti in pozitia de “invatacel” de acum incolo si este important sa iti dai voie sa te adaptezi pe parcurs.

3) Scrie “viziunea” viitoarei echipe

Pe o foaie A4 – scrii Viziunea echipei, a viitoarei companii (asa zisa “Declaratie de Independenta”). Ca sa poti face asa, trebuie sa identifici care este scopul pentru care formezi aceasta echipa.

Este important ca aceasta viziune sa fie si emotionala (ce vrei sa lasi in urma prin formarea echipei, ce vrei sa transmiti), dar si rationala (ce obiectiv vrei sa atingi cu echipa – cifra de afaceri, numar de vanzari, numar de clienti etc).

Aceasta foaie A4 da o directie viitoarei echipe – dar nu este batuta in cuie, ea urmand sa fie modificata pe parcurs, in functie de ce se va intampla si noile date pe care le vei obtine.

Cand oamenii vor intra in echipa, vor intra si in posesia acestei foi (va deveni “motorul“ tuturor membrilor).

4) Deseneaza “organigrama” 

De asemenea, tot inainte de forma echipa, este bine sa iti faci o organigrama cu pozitiile, posturile sau rolurile pe care le va juca fiecare membru.

Nu este o organigrama definitiva, de asemenea. Dimpotriva, ea cel mai probabil se va schimba in functie de oamenii pe care ii vei aduce, dar si in functie de ce se va mai intampla pe parcurs si pe cine vei mai cunoaste, care sa te indrume.

Organigrama simplista se face pe departamente, pornind de la vanzare pana la livrare (de la caz la caz).
Cand o “desenezi“, deseneaza aceasta organigrama in functie de ideal, nu neaparat in functie de ce iti permiti. La inceputul unei echipe cel mai probabil unele persoane (inclusiv tu) vor acoperi mai multe posturi si mai multe departamente.

Avand insa un ideal in minte, vei avea un scop catre care sa tinzi de-a lungul timpului.

5) Educa-te prin mentori !

Dupa ce schitezi viziunea si organigrama, la un nivel de baza (nu pierde mult timp pe ele), pasul urmator este sa te inspiri de la altii care au trecut prin ce vrei tu sa faci.

Oricate echipe ai fi format in trecut, fiecare echipa este diferita – in functie de domeniul si scopul noii echipe. Eu, personal, am inceput sa dau telefoane oamenilor care aveau echipe similare si m-am intalnit cu ei.

I-am intrebat de structura lor actuala, de posturi, de organigrama, de cum au facut sau fac interviurile, de greselile pe care le-au facut pe parcurs si de ideal (de cum ar trebui sa arate o astfel de echipa). De asemenea – am lasat si o portita deschisa, in sensul in care am negociat ca atunci cand am echipa formata, sa imi trimit oamenii la ei, pe cheltuiala mea, ca sa invete cum functioneaza lucrurile, sa se educe.

Daca iti dai voie sa recunosti ca inca habar nu ai ce faci si ca abia acum inveti, aceasta etapa ti se va parea floare la ureche.

In etapa asta exista sansa ca viziunea si organigrama sa se schimbe radical. Foarte multi sunt cumva blocati in aceasta etapa, tocmai pentru ca au impresia ca altii nu ar impartasi secretele lor. Din punctul meu de vedere acest risc nu exista – eu in zona de antreprenoriat nu vad competitie, ci doar potentiali parteneri.

Atata timp cat crezi asta cu adevarat, multe usi ti se vor deschide.

6) Cheama oameni la interviuri (multi)

Aici sunt mai multe puncte care ar trebui atinse:

• imi place sa aduc la interviuri de obicei si persoane de top, pe care nu mi-as permite sa le platesc. Este incredibil cate lucruri poti sa inveti dintr-un interviu de la o persoana care e star pe domeniul ei. Inclusiv oamenii care vin la interviuri iti pot da indicii despre cum functioneaza piata si cum ar trebui sa organizezi viitoarea echipa. De asemenea, nu ai de unde sa stii cine iti vine in fata, ce salariu iti cere sau cum gasesti resurse sa aduci pe cineva care sa iti usureze cu adevarat munca.
• cand formez o echipa de la zero, prefer sa am un raport de 3/1 – oameni care deja au rezultate, au o disciplina a muncii si care lucreaza in domeniu (si care sa te ajute in planul tau) vs. tineri incepatori, care nu stiu despre ce e vorba, nu au mai lucrat in trecut si nu au o disciplina a muncii. Cu cat echipa este mai neexperimentata, cu atat iti va lua mai mult timp sa o educi. Va trebui sa ii inveti tu si, de multe ori, pe un domeniu sau pe un post – pe care tu nu il stapanesti. De aici pana la micromanagement excesiv mai este doar un pas.
• gandeste sistemic – uita-te la omul din fata ta, cauta sa il intelegi ca tipar, ca valori, ca motivatie – si gandeste-te cu cine dintre ceilalti pe care ii intervievezi ar da rezultate mai bune. Este important sa cauti piese dintr-un angrenaj pe care il pui in functiune pe viitor, decat sa cauti individualitati. Mie, personal, imi plac performerii, dar nu intotdeauna ei iti vor aduce rezultate; dimpotriva, exista o sansa mare ca sa ii eclipsese pe ceilalti si sa nu dea sanse unei echipe sa se formeze de la inceput.
• aduna-i cat mai repede impreuna! Dupa ce ii alegi, pune presiune pe ei sa isi dea demisia si sa vina cat mai repede la tine, pentru ca din momentul in care a intrat un singur om in echipa, pana vine al doilea – poate interveni demotivarea si o lipsa de apartenenta cu care iti va fi greu sa lupti. Scopul tau este sa dai energia de “echipa“ cat mai rapid, sa ii arunci in paine cat mai rapid – si in formula cat mai completa, ca sa vezi cum functioneaza ca organism.
• Nu rude, nu prieteni – in etapa asta. Experienta imi spune ca un om pe care nu il cunosti poate dezvolta o afinitate pentru ceea ce vrei sa construiesti mult mai rapid decat cineva apropiat.
• Vorbeste-le inca din prima zi de ceea ce vrei sa construiesti si fa-i partasi la viziunea ta. Da-le foaia cu viziunea, cere-le de la inceput parerea, spune-le ca habar nu ai ce faci si ca veti invata cu totii pe parcurs. In felul asta vei elimina presiunea la care este supus un lider de echipa care trebuie sa aiba toate raspunsurile la el. Oamenii vor invata astfel sa gandeasca din primul moment in care calca pragul companiei si sa ia parte la ceea ce ia nastere atunci.

Bineinteles ca acesti pasi se aplica de la caz la caz. De multe ori echipele sunt deja formate cand le preiei sau se formeaza de la sine, in functie de scopul comun (caz in care pasii legati de angajare, de exemplu, nu sunt valizi).

Nu-ti imagina ca treaba ta s-a terminat atunci cand iti alegi oamenii potriviti. Orice echipa are nevoie de un lider care sa ii ghideze, la inceput – iar modul cum o faci va determina daca viziunea se va materializa sau nu, daca vei avea oameni motivati sau nu, daca se vor inchega ca si echipa sau vor lupta pentru putere, ca indivizi.

Despre asta insa o sa vorbesc in partea a doua a articolului,

Cu drag,
Daniel Zarnescu

PS: in 2013 a aparut cartea “Treptele Schimbarii” – o carte autobiografica si extrem de emotionala, care imbina povestea mea personala & “antreprenoriala” , cu unelte care pe mine m-au ajutat sa evoluez.

O gasesti daca apesi pe linkul de mai jos:
http://construimimperii.ro/pachetul-treptele-schimbarii/

PPS: este important pentru mine sa imi spui ce intelegi tu printr-un lider, in contextul asta. Ce abilitati ar trebui sa defineasca un lider si cum ar trebui sa se comporte.

Intreb asta, pentru ca am observat de-a lungul timpului ca oamenii inteleg acest concept in moduri total diferite.

Da-mi un comentariu, spune-mi cum ti s-a parut articolul, cum vezi tu un lider autentic si, nu in ultimul rand, cine te-a impresionat pe tine, in experienta ta, ca lider de echipa.