7 sfaturi despre cum sa iti tii agenda zilnica !

Salut,

Daca data trecuta am discutat despre importanta ritualului de dimineata, in care sa iti faci timp sa te relaxezi si sa vezi toata ziua in ansamblul ei, cu sarcinile pe care le vei face, astazi m-am gandit sa ti spun cam cum ar trebui sa iti tii agenda.

Prima intrebare care imi vine in minte, legat strict de ‘agenda clasica’ si achizitionarea ei:

1 – Achizitia agendei zilnice – datata sau nedatata?

Multa lume ia in deradere acest detaliu, insa mie mi se pare extrem de important. Avand in vedere ca acea agenda va fi companionul tau pe minim jumatate de an, este important sa stii ce vrei.

Cum suntem in epoca ‘digitala’ si cum programarile/intalnirile  le putem organiza pe calculator, telefon mobil sau chiar si pe un planner de birou, cea mai buna decizie este sa ne folosim de o agenda nedatata.

Motive: la agendele datate esti extrem de limitat de spatiu (risti sa intri in urmatoarea zi), sambata si duminica sunt puse de obicei 2 pe o pagina, paginatia este destul de ciudata, de la agenda la agenda. Ar mai fi si ideea ca poti termina, in functie de cat de mult o folosesti, o agenda intreaga in jumatate de an si atunci esti nevoit sa incepi o agenda noua (datata) de la jumatatea anului si pe prima pagina pe care scrii sa iti indice ca te afli .. la 1 ianuarie.

Agenda este ca un fel de jurnal al antreprenorului, un companion de incredere. Trebuie sa fie sobra, prietenoasa in acelasi timp, fara multe ‘briz-brizuri’. Ar fi excelenta o agenda in genul „moleskin” chiar, cu desen dictando, simplu, in interiorul ei.

2 – Dimensiunea

Teoretic, o agenda trebuie sa indeplineasca doua conditii: de manevrabilitate si de organizare in interiorul ei. Aici este in functie de preferinte, de la A5 (inclusiv B5 care e un pic mai mare) pana la una a4, pentru cei mai vizuali dintre antreprenori, care au nevoie de spatiu ca sa isi „deseneze” ziua care urmeaza.

3 – Prima activitate din zi

Asa cum spuneam si in articolul trecut, activitatea cea mai creativa din zi este insasi intocmirea agendei.

Urmatoarea activitate propriu zisa este legata de mailing, inboxul trebuie sa fie tot timpul gol, motiv pentru care ai nevoie de aceasta sarcina (care dureaza in functie de specific, intre 15-30 minute pana in 2 ore) la inceputul zilei si la sfarsitul zilei. Este o sarcina care se va repeta zilnic si pe care va trebui sa o respecti zi de zi.

4 – Structurarea sarcinilor pe proiecte

Fiecare dintre noi are mai multe proiecte in care este angrenat, asa ca identificarea lor si neamestecarea sarcinilor intre ele este destul de importanta. Fiecare proiect are propriile sarcini.

5 – Identificarea duratei sarcinilor

Fiecare sarcina identificata in agenda ar trebui sa ii atribui o durata estimata in care o vei indeplini. Nu este vital sa termini in timpul ala, timpii respectivi sunt mai mult ca niste marcaje de care sa te agati in programarea timpului tau.

Dupa ce ai trasat pe toate sarcinile cate un timp estimat, faci totalul si vezi cate ore ai la dispozitie sa iti termini treaba.

NIciodata nu vei fi precis 100%, nu iti face multe probleme de constiinta daca o sarcina de jumatate de ora o vei termina in doua ore si una de 1,5 ore o vei termina in jumatate de ora. In timp vei avea o precizie mai mare de estimare, dar niciodata nu va depinde de tine 100%.

Un soft interesant care sa te ajute il poti gasi aici:

http://e.ggtimer.com/pomodoro

Accesand linkul iti va aparea un timer de 25 de minute care va suna ‘pauza’ dupa ce timpul acesta trece. Incearca-l, daca nu e potrivit pentru tine, arunca-l la cos. SCopul tau este sa gasesti ceea ce functioneaza la tine, s-ar putea ca pentru unii sa functioneze, pe altii sa ii deregleze (in functie de tipologie si domeniu).

6 – Target personal din sarcinile zilnice

Nu iti face probleme majore in faptul ca nu reusesti sa bifezi toate sarcinile dintr-o zi. Procent bun de reusita este de peste 70%, dar sunt zile in care apar situatii neprevazute si la finalul zilei vezi ca ai bifat 20-30%. Se intampla. Important este ca pe termen lung sa ai un procent bun si sa ai mereu in vedere scopul pentru care iti faci agenda zilnica.

Prin urmare – la finalul fiecare zile fa un calcul (regula de 3 simpla) prin care determini cat % ai reusit din ceea ce ai estimat dimineata.

7 – Planuirea saptamanala / lunara

Este bine ca lunea (la inceputul saptamanii) sa faci o analiza pe ceea ce va trebui sa faci in saptamana respectiva, in conformitate cu obiectivele tale.

De asemenea, la inceputul fiecarei luni din an, avand in vedere strategia anuala (pe care o poti downloada din bara din dreapta), atribuie o pagina in plus in agenda pentru a-ti face planificarea lunara.

Sfaturi finale:

Nu deveni rigid in formula ta de lucru, flexibilitatea este o calitate, atata timp cat recunosti importanta sarcinilor de rutina.

In timp o sa ai un sistem propriu care pentru tine functioneaza, diferit de ceea ce iti propun eu. Ceea ce am scris aici este un punct de inceput. Fii propriul creator al destinului, deseneaza exact modalitatea cum vrei tu sa lucrezi. Este mai putin important sa respecti o agenda care nu ti se potriveste DECAT SA AI REZULTATE. Dar in lipsa rezultatelor, primul pas pe care trebuie sa il faci este sa inveti sa te organizezi.

Si nu uita!!!
O ora de planificare nu este o ora pierduta din zi, dimpotriva!