Cum sa ramai focusat pe rezultat?

Cred ca prin 2002-2003 intram in lumea programelor de finantare. Deveneam consultant.  Era o noua lume pentru mine, programul de lucru era relativ, se lucra pe rezultat aproape exclusiv. In momentul in care aveam un deadline (data de depunere a proiectului), disparea orice speranta sau dorinta de amanare. Trebuia sa terminam totul la timp.

Indiferent de factorii externi, un proiect se putea face de la zero in conditii optime cam in 2 luni de zile. Am facut insa proiecte si in 1 luna .. si in 2 saptamani..  Am invatat sa lucram sub stres, fiecare sarcina trebuia indeplinita soldateste, niciodata nu trebuia sa ne luam privire de la data finala cand trebuia sa depunem proiectul, tot timpul trebuia sa vedem ansamblul si sa lucram pe fiecare sarcina in parte cu foarte mare atentie, pentru ca orice greseala ne costa eliminarea din competitie.

A fost prima oara cand am intrat in contact cu procesul Zoom in – Zoom out. Un exercitiu continuu de focalizare, de la mare la mic, de la mic la mare.

Exista doua tipuri mari de oameni care fac o greseala capitala atunci cand sunt in urmarirea unui vis sau cand lucreaza pe un proiect.

–          Omul entuziast si dezorganizat – este omul cu adevarat panicat de tot ce inseamna organizare si disciplina, care lucreaza in reprize explozive, in functie de motivatia de moment. Acesti oameni stiu ca au nevoie de o unealta care sa ii provoace sa se tina de treaba pe sarcinile marunte ca sa isi puna in valoare calitatile pe care le au. Eventual sa ii motiveze in sarcinile de rutina.

–          Omul organizat si motivat intrinsec – este omul cu forta de munca, omul care nu se sperie de rutina si stiu sa faca treaba metodic, pas cu pas. Din pacate acesti oameni duc deseori lipsa de viziune si pierd directia afundati in problemele de rutina pe care le intampina.

Fiecare categorie dintre cele doua are calitati de necontestat.. Prima categorie viseaza frumos, stie ce vrea, poate descrie viitorul lor in cele mai mici amanunte, dar au nevoie de o unealta care sa ii tina cu picioarele pe pamant. A doua categorie se aseamana unui boxer care e capabil sa incaseze multi pumni intr-o repriza, sa ramana pe picioare, dar care nu stie cum sa dea lovitura decisiva (cum sa castige meciul).

Pentru amandoua categoriile exista procedeul ‘zoom in – zoom out’. Problema este ca ti-ai dezvoltat excesiv doar unul dintre muschi, insa cu totii le avem pe amandoua in noi. Am fost obisnuiti doar sa recurgem la una din extreme si sa o imbunatatim cat putem de mult.

Ca sa reusesti sa tii iti atingi obiectivul ales, am creeat aceasta unealta care sa te ajute tot timpul sa fii cu ochii pe tinta, pe ceea ce ti-ai propus, dar in acelasi timp sa poti ‘cobori’ pe fiecare sarcina si sa o rezolvi. In felul acesta iti pastrezi motivatia ridicata, rezolvi sarcinile de rutina si te intorci ‘la timona’, de unde ai privirea de ansamblu.

La inceput o sa fie ceva mai greu, pana iti antrenezi acesti muschi, dar pe parcurs o sa te simti ca un pictor. Doar ca in loc sa pictezi o opera de arta, iti pictezi viitorul.

Ideea de baza insa care trebuie retinuta: procesul spune ca fiecare sarcina de rutina poate modifica imaginea de ansamblu, de aceea ai nevoie ca, inainte sa te apuci de urmatoarea sarcina de rutina, ca sa nu deviezi, sa mai verifici o data strategia, directia si daca nu cumva sarcinile urmatoare s-au modificat.

Reguli de baza:

1 – Nu te apuci de un proiect fara sa il desparti in bucati mici si sa le prioritizezi. Pui un deadline final pentru proiect si bucatile mici le imparti pe distanta pana la deadlineul final.

Ceea ce tocmai ai facut se numeste planificare 🙂

“Generalul care castiga o lupta isi face multe planuri, cel care pierde o lupta, aproape deloc. De aceea multe planuri facute vor duce spre o victorie, iar putine planuri facute, spre o infrangere. Din acest moment pot prevesti cine va triumfa si cine va fi invins.”

Sun Tzu – Arta Razboiului

2. Incepi sa rezolvi fiecare sarcina marunta in parte, daca e prea mare, imparti acea sarcina la randul ei in bucatele mai mici.

3. Fiecare sarcina rezolvata in parte aduce modificari planului de ansamblu. Te ridici pe planificarea strategica (initiala) si aduci modificarile necesare pe celelalte sarcini.

4. Nu iti fie frica de faptul ca nu te tii de planul initial. Scopul nu este sa respecti pasii desenati in prima faza. Scopul este sa ajungi la destinatie. Planul poate suferi modificari. Tocmai asta este rolul ‘zoomin-zoomout’.

5. Cand nu mai stii rezolvi o sarcina si te simti pierdut, desparte-o la randul ei in mai multe bucatele.. Nu uita ca dupa ce ai rezolvat bucatelele, sa revii la planificarea initiala ca sa privesti de sus daca s-a modificat ceva.

Prea multi oameni imi spun de aceeasi problema: isi pun in cap un obiectiv, isi planifica pasii, se apuca de treaba cu un entuziasm nebun.. si dupa 1-2-3-4 sarcini.. isi pierd motivatia. Motivatia in cazul asta se pierde pentru ca, rezolvand din sarcini, pierzi din vedere ansamblul, deraiezi de la calea originala si ai impresia ca te indepartezi de scop in loc sa te apropii. Daca te joci cu zoom in – zoom out pe detaliu/ansamblu, over and over, motivatia ramane ridicata, directia constanta, deadlineul intreg.

Nu te feri de planificare excesiva atata timp cat inaintezi. O ora de planificare nu este timp pierdut. Mai bine 1 ora de planificare si o ora de rezolvat sarcina efectiva decat o zi de rezolvat sarcini pentru ca la final sa iti dai seama ca nu esti pe calea cea buna si ca esti mai departe de obiectiv decat atunci cand te-ai apucat.

Daniel Zarnescu

News:

1 – Luni lansez cea mai puternica unealta de planificare si time management, “Jurnalul Generalului”. Stai pe faza. Oferta este dementiala!

2 – Mai avem cateva locuri la parapanta din 8-10 iulie. Daca vrei sa cunosti oameni exceptionali, atunci apasa pe bannerul de mai jos si inscrie-te, cat mai ai timp!