Secretele unui „planificator” – cum sa ‘duci’ de la zero un proiect, pas cu pas, pana la realizare

16 Sep

Unii oameni sunt buni sa asimileze informatie si devin biblioteci umane – asa zisii ‘intelepti’. Altii sunt buni motivatori si devin dependenti de mase de oameni. Altii sunt incredibil de buni atunci cand ajuta pe altii – tipologia ‘impresarului’.

Eu nu excelez in cele mentionate mai sus, dar mi-am dat seama ca potentialul uman este infinit si ca fiecare are un rol pe care si-l poate dezvolta in timp (sau schimba).

Talentul meu tine de tipare. Vad pasi, cai, scheme logice acolo unde oamenii doar se desfasoara si sunt naturali. Arta mea este data de un stilou/creion si o foaie, cand incep sa desenez ce vad in jur. Nu stiu cand s-a dezvoltat asta la mine, dar nici nu mai conteaza. Sunt fericit cand pot sa ma exprim in scris/desen si sa descriu ce vad eu in oameni, actiuni personale si interactiuni sociale.

Scopul este acelasi potential uman, nevoia de rezultate, de atingere a excelentei umane. Schimbarea societatii prin schimbarea individului.

La inceput a fost o foaie, un creion si multa informatie in jur; rolul meu este sa o restrang in ceva aplicabil

In momentul in care lucrezi pe un proiect, cu cat intri mai mult in detaliu, pe fiecare sarcina in parte, cu atat iti este mai greu sa ai mintea limpede cu privire la intreg proiectul, la ansamblu. Eu sunt indreptat spre detaliu si asta ma obliga sa fac tot ce imi sta in putere ca sa vad in continuare tinta, ceea ce vreau sa obtin.

Primul pas pe care trebuie sa il faci cand ai in cap un obiectiv (cand vrei ceva), este sa definesti doua pozitii, sau stari:

– Starea actuala, unde te afli tu acum, ce resurse detii, cine esti, pe cine cunosti, ce rezultate ai avut
– Starea dorita, unde vrei sa ajungi, care este obiectivul

Pe langa cele doua stari (mai jos prin cele doua puncte extreme), mai trebuie sa definesti cum faci legatura intre cele doua. Aceasta linie o poti numi strategie .. sau pasi de actiune.

Fiecare proces de atingere a unui obiectiv presupune mai multe etape intermediare. Cand incepi nu presupune sa stii TOTI pasii pe care ii ai de facut, ci mai degraba sa stii etapele principale prin care vei trece. E ca si cum ai o harta la indemana si trebuie sa ajungi din orasul tau (A) in alt oras (B), dar drumul presupune ca vrei trece prin alte trei orase (X, Y, Z). A, in cazul asta, este starea actuala; B (orasul unde vrei sa ajungi) este starea dorita; X, Y, Z sunt orasele pe care le vei traversa in drumul tau.

Este pe atat de simplu in planificarea propriilor proiecte (sau obiective).

Recapitulez, pe pasi:

Pasul 1 – Definesti obiectivul, ce vrei sa obtii, scopul proiectului.
Pasul 2 – Definesti pozitia din care pleci, resursele pe care le ai (etc)
Pasul 3 – Identifici etapele intermediare principale prin care trebuie sa treci ca sa atingi obiectivul

Cei mai multi oameni nu reusesc sa se tina de un plan din doua motive:
1) nu stiu ce au de facut (planul facut mai sus)
2) cred ca au nevoie de TOTI PASII definiti inainte sa plece la drum (se intra in hiperplanificare)

Nu exista blocaje in planificare, doar provocari!

Ca sa te apuci de treaba, ai nevoie doar de prima etapa definita in pasi si mai mici, restul etapelor ramanand doar la nivel conceptual (de teorie). Tu ai nevoie sa te apuci de treaba, deci Etapa 1 devine Stare dorita pentru tine, si desparti prima etapa in sarcini si mai mici.

Cand o sarcina este neclara sau nu poate fi realizata, de obicei trebuie si ea despartita in sarcini si mai mici (cum se mananca o bicicleta? Spita cu spita.)

Procesul de zoom in – zoom out presupune ca stii unde vrei sa ajungi (zoom out) si ca stii macar urmatoarele sarcini (zoom in). Cand intri in detaliu pe o sarcina, trebuie sa fii constient ca dupa ce ai rezolvat-o, trebuie sa te intorci la planul mare, sa vezi daca s-a schimbat ceva la nivel de viziune, sa redesenezi planul, daca e cazul, sau sa vii cu ajustari.

Pe masura ce avansezi spre starea dorita finala se pot intampla multe, poti sa nu te mai regasesti in obiectivul propus, sa iti dai seama ca poti ajunge mai repede (prin prisma noilor informatii pe care le-ai acumulat de la ultima sarcina) sau sa iti dai seama ca ai nevoie de definirea unor mai multe etape intermediare.

De fiecare data cand termini o sarcina, starea actuala se schimba, tu esti alta persoana, resursele sunt altele, motiv pentru care trebuie sa verifici starea dorita, si planul initial.

Cand pleci la drum pe un proiect, trebuie sa iti imaginezi ca vezi obiectivul peste toate zidurile pe care le ai de catarat (acea viziune de care ti-am zis).

Intr-un articol mai vechi de-al meu spuneam:

„Reguli de baza:

1 – Nu te apuci de un proiect fara sa il desparti in bucati mici si sa le prioritizezi. Pui un deadline final pentru proiect si bucatile mici le imparti pe distanta pana la deadlineul final.

Ceea ce tocmai ai facut se numeste planificare

“Generalul care castiga o lupta isi face multe planuri, cel care pierde o lupta, aproape deloc. De aceea multe planuri facute vor duce spre o victorie, iar putine planuri facute, spre o infrangere. Din acest moment pot prevesti cine va triumfa si cine va fi invins.”

Sun Tzu – Arta Razboiului

2. Incepi sa rezolvi fiecare sarcina marunta in parte, daca e prea mare, imparti acea sarcina la randul ei in bucatele mai mici.

3. Fiecare sarcina rezolvata in parte aduce modificari planului de ansamblu. Te ridici pe planificarea strategica (initiala) si aduci modificarile necesare pe celelalte sarcini.

4. Nu iti fie frica de faptul ca nu te tii de planul initial. Scopul nu este sa respecti pasii desenati in prima faza. Scopul este sa ajungi la destinatie. Planul poate suferi modificari. Tocmai asta este rolul ‘zoomin-zoomout’.

5. Cand nu mai stii rezolvi o sarcina si te simti pierdut, desparte-o la randul ei in mai multe bucatele.. Nu uita ca dupa ce ai rezolvat bucatelele, sa revii la planificarea initiala ca sa privesti de sus daca s-a modificat ceva.

Prea multi oameni imi spun de aceeasi problema: isi pun in cap un obiectiv, isi planifica pasii, se apuca de treaba cu un entuziasm nebun.. si dupa 1-2-3-4 sarcini.. isi pierd motivatia. Motivatia in cazul asta se pierde pentru ca, rezolvand din sarcini, pierzi din vedere ansamblul, deraiezi de la calea originala si ai impresia ca te indepartezi de scop in loc sa te apropii. Daca te joci cu zoom in – zoom out pe detaliu/ansamblu, over and over, motivatia ramane ridicata, directia constanta, deadlineul intreg.

Nu te feri de planificare excesiva atata timp cat inaintezi. O ora de planificare nu este timp pierdut. Mai bine 1 ora de planificare si o ora de rezolvat sarcina efectiva decat o zi de rezolvat sarcini pentru ca la final sa iti dai seama ca nu esti pe calea cea buna si ca esti mai departe de obiectiv decat atunci cand te-ai apucat.”

Sursa:
http://construimimperii.ro/cum-sa-ramai-focusat-pe-rezultat

Revin cu motivele pentru care oamenii se tin de aceasta planificare (ce ii mana de la spate), motive care iti aduc rezultate incredibile, daca stii sa le cultivi.

Daniel Zarnescu

PS: o unealta buna de organizare si dezvoltare a propriei viziuni este “Jurnalul Generalului”, pe care l-am lansat la jumatatea anului trecut. Iti poate da o directie in viata, o „misiune” pe care putini oameni o au. Vei sti pentru ce traiesti.

PPS: ma intereseaza parerea ta, pentru ca influenteaza urmatoarele articole. Spune-mi ce parere ai, daca ai obiectii sau adaugiri. Da-mi un comentariu si spune-mi ce vrei sa acopar un urmatoarele materiale.



Ti-a placut articolul asta?

Accesează GRATUIT două ghiduri care au dat naștere la sute de afaceri în România - studenți, angajați, freelanceri, experți de orice fel și antreprenori care și-au revoluționat modul în care își vând produsele și serviciile.

Introdu adresa de e-mail și primești GRATUIT cele două ghiduri ce te vor ajuta să câștigi bani din propria ta afacere

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

37 thoughts on “Secretele unui „planificator” – cum sa ‘duci’ de la zero un proiect, pas cu pas, pana la realizare

  1. in relatiile cu oamenii am vazut ca desi au un plan si fac ceva la el intampina greutati dupa ce au realizat un pas/etapa. este exact ce ai surprins tu cu fraza asta: „Cand intri in detaliu pe o sarcina, trebuie sa fii constient ca dupa ce ai rezolvat-o, trebuie sa te intorci la planul mare, sa vezi daca s-a schimbat ceva la nivel de viziune, sa redesenezi planul, daca e cazul, sau sa vii cu ajustari.”

    Multi nu mai sunt capabili sa se intoarca la big picture si sa isi dea seama ce au de facut in continuare si renunta astfel la planul initial si se apuca de 1000 de alte planuri.

  2. Multi isi fac planul si nu se tin de el pentru ca se pierd in detalii. Pierderea asta in detalii e mai greu de depasit, dar se poate.

    De multe ori se intampla ca planul pe care il faci – to do-urile intermediare sa nu te duca la SD-ul urmator, de multe ori se mai greseste in crearea planului si atunci trebuie sa se reia crearea planului.

    Oricum frumos articolul 🙂

  3. Super! Merg dupa aceiasi strategie de ceva timp, desi uneori uit sa fac zoom out, mersi ca mi-ai amintit despre asta!

    Am o intrebare, de exemplu daca ai nevoie sa afli/inveti o informatie pentru a purcede la urmatoarea etapa, o introduci si pe ea in planificator, adica ca o sarcina sau ea este aparte si poate fi un obiectiv paralel cu ce ti-ai planificat?

    Adica poti de exemplu privi cateva lectii din curs intr-o zi, si tot in ziua asta sa faci 1-2 etape.

  4. Si mie mti-a placut partea cu zoomin/zoomou.Parca face sens.In timp ce citeam articolul am inceput sa imi desenez si eu pe foaie schemele de mai sus pentru a nu uita de ele.Foarte simple dar parca atunci cand nu le pui pe o foae si nu aplici parca nu-ti dai seama de imbunatatirile substantiale pe care le aduc.Simplu si totusi e ceva ce nu folosim din comoditate sau mai stiu eu ce.

  5. pare f tehnic. dar asa e , e nevoie de un plan. Motivatia se pierde si pentru ca ne risipim in tot felul de activitati cronofage – facebook, discutii interminabile la telefon etc. Eu am constatat ca am prioritate pe activitatile care aduc bani si pe cele care tin de parolism – daca am promis ca ajut pe cineva nu ma las pana nu finalizez la termenul limita. In schimb, daca e pt mine, nu mai ajung la acele activitati. Lucrez rar la ele, cu pasi extrem de mici… Ma pricep sa ii organizez pe altii, nu sa si ii motivez. Deci un material despre motivatie ar fi bine venit,

  6. Cat de mult ma regasesc in planul tau 🙂
    Si mie imi place sa definesc intai lucrul pe care il am de facut, sa vad scopul final la care vreau sa ajung, iar apoi sa imi stabilesc pasii de urmat pentru a atinge scopul.

  7. Algoritmul prezentat poate fi numit „Planificare dinamică” , ca orice proces care suferă schimbări de ansamblu datorate evoluţiei şi rezultatelor parţiale ( ale subsarcinilor ).
    Ideea ar fi ca subsarcinile să poată fi cumva standardizate astfel încât să poată fi REFOLOSITE fie în cadrul aceluiaşi proiect fie în oricare alt proiect . Asta ar duce la economie de timp . ( dacă una din sarcini a fost „inventarea roţii” , de fiecare dată când vom mai avea nevoie de o „roată” vom folosi CE AM ÎNVĂŢAT DEJA ) . Pe lângă aceste „biblioteci de sarcini standardizate” vom putea , ca manageri de proiect , împărţi sarcinile pe „specialişti” , oameni care nu ştiu să facă „de toate” dar în ceea ce ştiu sunt „doctori” . Iar managerului îi rămâne timp de zoom . Bineînţeles , pentru proiecte mai mici , un singur om poate să acopere toată „echipa” .

    • Planificarea unui proiect este diferit cu ‘standardizarea’ proiectului respectiv, pentru repetarea lui.

      Cand vobesti de standardizare ai nevoie de cineva care sa stie ce sa faca.
      Asta e parerea mea, pentru ca am vazut cum lucreaza altii pe proiecte care pot fi „refolosite”.

      Foarte bune observatiile tale.
      Multam,

  8. M-a facut sa-mi amintesc de experientele anterioare (de pierdere a motivatiei) si sa ma regasesc foarte bine in ce-ai scris. Stiam ca trebuie sa fac ceva diferit urmatoarea data cand ma loveste „motivatia aia nebuna de la inceput”, dar nu reuseam sa-mi dau seama ce. Articolul a pus punctul pe „i”.

    Mersi mult pentru asta si astept urmatoarele articole din serie,
    Andrei

  9. eu am terminat mate si actorie,si cand vad grafice am o problema,mi se face sila si nu mai pot citi!cred ca ar trebui sa faci trecerea la ce ti se pare tie ca poate fi texnic si teoretic,mai simpla mai fara colturoasele reguli…nu stiu…teoretizeaza mai artistic sa nu para ca acum iar trebuie sa invatam…!asa simt eu ca tot mi-ai cerut parerea!

  10. super articolul,

    ca de obicei, il citesc de cateva ori sa retin si sa aplic sper. am un Jurnal al generalului, dar am atatea planuri in derulare, incat il pastrez pentru ala mare …. care nu apare…
    e ciudat nu?

    invat si studiez mult, strang bani, aduc relatii, know-how….

    dar inca nu am gasit un plan maret de care sa ma apuc.

    sper sa pot veni odata la un seminar de-al tau sa putem vorbi mai multe …

    mersi pt toate secretele care le impartasesti …

    Florin

  11. Fiind organizatoare a mai multor actiuni, evenimente, proiecte…. m-am regasit in acest articol. Este putin sofisticat insa si ma tem ca cei care nu prea stiu sa se organizeze nu vor avea rabdare sa-l citeasca pentru a-l intelege. Este parca facut mai mult pentru cei care au acest simt organizatoric.
    – Da si este adevarat ca sunt multi care vor sa stie in detaliu ce vor face pana la ultimul pas, ori asta distruge o buna planificare.
    -Mai sunt si alte situatii cand de un proiect se ocupa 2-3-4-5…persoane si asta asigura aproape esecul. De un proiect se ocupa o singura persoana, cap-coada, care ii coordoneaza pe ceilalti, el este dirijorul. Imaginati-va un concert cu 2-3-4…dirijori…cam ce haos ar iesi. Dirijorul proiectului este cel care are toata informatia si poate face conexiuni si legaturi pe care un pion din proiect nu le poate face.
    -Sunt deasemenea de principiul intocmirii de to do list-uri cu responsabilitati clare catre persoane distincte, organizarea de meeting-uri pentru feedback si corectarea din mers. -Deasemenea, managerul de proiect trebuie sa fie constient ca in ORICE PROIECT apare la final o situatie neprevazuta, la care nu s-a gandit nimeni (vezi filmul Apollo 13). In aceasta situatie multi se pierd, dau vina pe altii in loc sa gaseasca solutia. Ideal este sa-ti pastrezi calmul, sa calculezi cu rapiditate datele problemei, sa te adresezi persoanei potrivite si sa ai multa creativitate. Nimeni nu trebuie sa stie si nici nu va observa problema daca ramai „cu zambetul pe buze”…
    -Mai sunt si alti manageri de proiect sa zicem hands on, care vor sa le faca ei pe toate (eu spre exemplu…). Ideea este ca trebuie sa urmezi 3 pasi simpli: PLAN-SAY-PLAY, prin care planifici, comunici, coordonezi,delegi, controlezi, critici constructiv, actionezi…
    -Proiectele se planifica in etape sau pasi. Sorry, nu poti stii de la pasul 1 ce vei avea de facut la pasul 10. Se intampla cand ai sefi, sa iti puna intrebari din pasul 10, iar tu nu ai toate informatiile pentru a te organiza. Risti sa fii luat superficial sau sa se puna o presiune inutila asupra ta.
    -Se spune ca atunci cand ai un proiect din 10 pasi la pasul 9 esti abia la jumatatea drumului. Orice proiect am avut a demonstrat acest lucru! Asa ca trebuie sa iti pastrezi ratiunea, sa gandesti tot timpul la urmatorul pas si cand ajungi la penultimile etape sa iti dozezi energia astfel incat sa poti coordona mai multe situatii odata.

    • Foarte bune observatiile.

      Articolul asta este o varianta simplificata (cel putin din punctul meu de vedere). Cu toate astea cred ca cel care are nevoie de ceva de care sa se agate cand are un proiect, are bazele citindu-l. 🙂

  12. Cand ajung ( anul acesta! ) in Romania, pun mana pe „Jurnalul generalului”, care a ajuns la bunica mea. Multumesc pentru secretele pe tava si pentru faptul ca inaintez chiar si-atunci cand socoteala din targ nu se potriveste cu cea de-acasa! ( In ultima vreme sunt multumita de rezultatele mele, chiar daca sunt putin mai modeste sau „putin altceva” decat ce mi-am imaginat si daca traseul a fost putin altfel. ) Si sunt constienta de faptul ca fara tine, fara Pera, Marius Achim si Dan Luca nu ajungeam nici la putin-altceva-uri, sau ajungeam la ele mult mai tarziu!

  13. Imi fac plan de lucru si nu-l respect. Intervin probleme neplanificate si constat la sfarsitul zilei ca am facut orice altceva, numai ce mi-am propus nu. Sunt economist de profesie si stiu ce inseamna un plan de afaceri, am destule la activ. Nu m-am gandit sa fac un plan de lucru al unei zile facand o asociere cu planul de afaceri. Voi incerca sa ma joc putin sa vad ce va iesi.
    Presupun ca nu voi raspunde la toate telefoanele, imi voi expedia colegii care-mi cer ajutor, voi deschide casuta postala doar intre anumite ore…Deci ce-ar fi sa ne dai niste sfaturi practice referitor la cum facem sa nu ne abatem de la ce ne-am propus? Si cat de des crezi ca putem sa ne izolam de restul lumii ca sa putem sa ne atingem obiectivul?

    • Daca citesti articolul de azi, iti da inclusiv solutia pentru problema ta, legata de ‘problemele’ neplanificate (insusi procesul este foarte flexibil, pentru a putea sa introduci sarcini pe care nu aveai cum sa le prevezi la inceput).

      despre ‘izolare’ depinde ce intelegi tu prin asta (pentru ca la tine are conotatie negativa). O sa dezbat problema asta intr-un articol viitor despre „agenda zilnica”.

      Multumesc,

  14. Chiar super articolul,a venit la momentul cel mai potrivit pentru mine.In 2 luni am de terminat primul mare pas din schitele tale. Problema mea insa e legata de frica… si de unii din cei care ne inconjoara si incearca sa ne descurajeze.Cum procedam cu oamenii astia?Probabil ar trebui sa ne indepartam de ei,dar daca nu e posibil? Multumesc mult pentru tot ce ne oferi!

    • Am scris despre asta deja. Cauta in seria actuala de articole si o sa gasesti exact ce trebuie sa faci.

      In principiu prietenii si familia sunt primii si cei mai nedrepti critici la adresa noastra. O sa scriu un articol amanuntit despre ce se intampla de faptin mintea lor cand fac asta.

      Multumesc,

  15. Bun articol, se vede ca in spate este multa experienta. Nu am fost niciodata o mare iubitoare de planificari, dar incerc in mod constant sa ma educ in sensul asta.
    Am in derulare un proiect, un blog, nu este ceva „maret” dar l-am pornit cu mare drag.
    Sunt inca in faza in care cred ca voi reusi, singurul lucru care ma depaseste este partea tehnica, de promovare.
    In sfarsit, incerc sa imi potolesc nerabdarea, sa nu ma demotivez, si sper ca voi reusi.
    Multumesc pentru articole.

  16. Interesanta ideea de zoom in zoom out. Am avut o data un proiect foarte mare, pe care l-am detaliat si mi-a pierit cheful, pentru ca nu mai aveam imaginea de ansamblu. Pe atunci nu stiam de conceptul acesta de ZIZO.

  17. Foarte bun articolul! De fiecare data cand vroiam sa ma apuc de ceva de facut: proiect nou, de invatat la facultate ma coplesea cand ma gandeam cat am de munca. Pe mine ma copleseste imaginea mare mai ales daca sunt la inceput.

    Chestia cu zoom in ma ajuta sa trec mai repede la pasii pe care trebuie sa ii fac si in acest fel ma pun mai repede pe treaba.

  18. sal
    si mie mi se intampla lafel incep cu un entuziasm nebun dar problema mea e ca nu am rabdare vreau rezultate rapide si daca vad ca nu e asa ma descurajez si renunt.
    Materialu de mai sus mi se pare corect o sa tin cont de el si sper sa dea rezultate sper sa invat sa am rabdare .

  19. Salutare,
    Ideea pe care o prezinti e foarte buna , dar permitemi sa vin cu o completare.
    In momentul in care pornim la drum trebuie sa stim unde mergem, ce statii avem si unde sa schimbam trenul (autobuzul, avionul sau directia unui plan).
    Consider ca cel mai important obiectiv de stabilit e destinatia si sa incercam sa parcurgem drumul de la destinatie spre pozitia actuala ( starea actuala).
    Ca sa ilustrez – ne propunem sa ajungem in Botosani Romania , urmatorul pas e care e cea mai apropiata (sau avantajoasa) intrare in tara si care sunt optiunile de a ajunge de la destinatie la intrarea in tara . Zoom in sau zoom out si ne concentram pe punctul de final ( pe fiecare segment al planului).
    Stabilirea reperelor pornind de la final spre starea actuala cred ca e mai avantajoasa decat a pleca la drum de la starea actuala la starea finala caci linia dreapta de obicei nu e valabila in viata obisnuita si e nevoie de a face ocolisuri care uneori ne deruteaza si ne fac sa ne pierdem in „spatiu”, si automat face inutil planul initial pentru ca schimba datele la care ne raportam.
    In concluzie incercati sa va faceti un plan de calatorie utilizand cele doua idei LOCATIA ACTUALA -> LOCATIA DORITA si LOCATIA DORITA -.> LOCATIA ACTUALA ( fara a folosi internetul sau GPS-ul – doar cu harta, caci in afaceri inca nu avem solutii tehnologice pentru reusita sigura si rapida).
    Spor la facut planuri 🙂

  20. Excelent articol! Cit de bine este sa ai asa o minte organizata. Din pacate aici e punctul meu slab.

    Sint absolut convinsa ca doar planificarea sau in special o planificare pe pasi si cai de actiune mobilizeaza in noi toate energiile pentru a indeplini si duce la bun sfirsit ,proiectul nostru.

    Si cred ca este universal valabil ( adica ne putem planifica in toate domeniile vietii noastre –
    obiectivele pe car eni le dorim)

    Multumesc , Daniel si abia astept sa citesc urmatoarele articole. Tot timpul ne surprinzi
    cu ceva nou, deosebit si de..high impact!:-)

  21. Excelent articol! Cit de bine este sa ai asa o minte organizata. Din pacate aici e punctul meu slab.

    Sint absolut convinsa ca doar planificarea sau in special o planificare pe pasi si cai de actiune mobilizeaza in noi toate energiile pentru a indeplini si duce la bun sfirsit ,proiectul nostru.

    Multumesc , Daniel si abia astept sa citesc urmatoarele articole. Tot timpul ne surprinzi
    cu ceva nou, deosebit si de..high impact!:-)

  22. Cum se mananca elefantul ? Pe bucati 😉

    Functioneaza, fara exceptie.

    Sigur, adaptez din mers, uneori apar lucruri neprevazute, dar de fiecare data stiu ca daca „fac pana” nu s-a terminat lumea . E doar o mica etapa care nu a mers cu trebuie, am timp sa recuperez pana la urmatorul punct si …pastrez finalul in minte.

  23. Pingback: Benzina pentru 2017 | Personalitate alfa